Viele Unternehmer stellen sich die Frage: „Lohnt es sich meine Finanz– und Lohnbuchhaltung an ein externes Unternehmen zu geben oder wäre es wirtschaftlich sinnvoller, dies selbst zu erledigen oder gar jemanden dafür einzustellen?“ Wir sind der klaren Meinung: Ja, es lohnt sich immer. Doch warum ist das so?

Wir bei der Soll & Haben – und damit ein heterogenes Team aus motivierten Persönlichkeiten – haben es uns als Ziel gesetzt, modernste Systeme zu nutzen, schlanke Prozesse zu definieren und zu jeder Zeit auch zu leben, so dass wir in Gesamtheit mit dir als unseren Mandanten davon profitieren können. Umgesetzt wird dies unter anderem über unser eigenes Mandantenportal, über das digital, verschlüsselt und strukturiert Daten, Dokumente und Belege ausgetauscht werden können. Dies können einerseits Rechnungen von Lieferanten oder an Kunden oder andererseits auch betriebswirtschaftliche Auswertungen sein. Hieraus geht bereits hervor, dass unser Portal für bidirektionale, digitale Kollaboration zwischen dir und uns ausgelegt ist.

Spart man sich als unser Mandant hierdurch demnach lediglich die klassischen Pendelordner, die man zuvor monatlich, quartalsweise oder jährlich zur Buchhaltung gebracht hat? Nein! Unser Mandantenportal bietet für das Rechnungswesen weitaus mehr Vorteile. So können beispielsweise die Giro- und Darlehenskonten jeglicher Banken oder auch PayPal, Stripe usw. direkt online angebunden werden. Die Kontoumsätze wandern hierüber täglich automatisiert zu uns in die Buchhaltung. Du hast hierdurch außerdem den charmanten Vorteil, dass du nach Anbindung der Konten künftig alles in unserem Portal erledigen kannst und dich für Zahlungen oder Lastschriften somit nicht mehr in mehreren Portalen von unterschiedlichen Banken einloggen musst. Auch ist es über die offene API (Application Programming Interface) möglich, Fremdsysteme online zu konnektieren. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Du in lexoffice oder sevDesk Rechnungen an deine Kunden schreibst und diese danach automatisiert, vorkontiert und mit Belegbild an unser Buchhaltungssystem übermittelt werden. Dies kann beispielsweise aber auch bedeuten, dass die Rechnungen deiner Lieferanten in deren Portale zuvor von GetMyInvoices abgerufen, an billbox übermittelt, dort mit weiteren Daten von dir und uns angereichert und danach automatisiert an unser Buchhaltungssystem übermittelt werden.

Um alle Prozessschritte der Lohnbuchhaltung von der Anmeldung über die Abrechnung bis hin zur Auswertung smart zu gestalten, nutzen wir auch hierfür unser Mandantenportal: Du erhältst dort als Unternehmen alle Informationen, Abrechnungen, Protokolle und Meldungen an einem Ort und musst dich nicht mehr um die Verteilung dieser kümmern. Denn all deine Beschäftigten erhalten jeweils einen eigenen Login und dort nur die Dokumente, welche für sie selbst bestimmt sind.

Wir stehen für mehr als nur „papierloses Büro“. Wir bieten dir die besten Prozesse, um dir deine Finanz- und Lohnbuchhaltung so performant und wirtschaftlich als möglich abnehmen zu können. Du erhältst dafür neuen Raum, den du für dein eigenes Business nutzen kannst, und von uns tagesaktuelle Zahlen über dein Unternehmen, die dir dabei helfen, die Entwicklung immer rechtzeitig zu sehen, zu verstehen und beeinflussen zu können.

Du hast die Finanzbuchhaltung bereits an uns abgegeben, damit wir dir den Rücken freihalten? Dann passe jetzt gut auf, wie wir dir noch mehr betriebswirtschaftliche Aufgaben deines Alltags abnehmen können. Viele davon gehen täglich scheinbar schnell von der Hand, nehmen in Summe jedoch viel deiner Arbeitszeit in Anspruch:

Wir haben den Anspruch an uns selbst, jede Buchhaltung unserer Mandanten tagesaktuell zu erstellen. Ja, du hast richtig gelesen: tagesaktuell! Diese Arbeitsweise geht weit weg von all dem, was in unserer Branche als üblich angesehen wird. Denn in der Regel, werden Mandatsbuchhaltungen monatlich, quartalsweise oder gar jährlich erstellt. Selbstbewusst und überzeugt stellen wir uns entgegen diesen Standards. Doch wieso machen wir das und bauen uns selbst hierdurch zusätzlichen Leistungsdruck auf? Die Begründung hat mehrere Facetten, welche dir kurz erläutert werden sollten:

Bei uns wird dein Unternehmen mit Forderungen und Verbindlichkeiten täglich gebucht, egal ob dieses bilanzierungspflichtig ist, oder nicht. Zwar bedeutet dies im ersten Schritt mehr Arbeit bei der Kontierung, bringt jedoch zusätzliche Vorteile mit sich: So sind wir jederzeit in der Lage, dir aktuelle Übersichten über die offenen Posten (OPOS) seitens deiner Kunden als auch Lieferanten bereitszustellen. Somit entfällt für dich der zusätzliche Abgleich von den Rechnungen zu den Zahlungen in der Kasse oder auf der Bank. Mal ganz ehrlich: Wie viel Zeit hast du bis jetzt allein für diese Arbeit wöchentlich aufgebracht?

Treibt man diesen ersten Gedankengang weiter, so kommt man zu dem logischen Schluss, dass auf Grund der tagesaktuellen Buchhaltung in Kombination mit der Buchung jeglicher Forderungen und Verbindlichkeiten auch die Möglichkeit der Erstellung von Lastschriften– als auch Zahlungsvorschlägen möglich ist. Auch diesen Umstand nutzen wir und stellen dir als unseren Mandanten diese Vorschläge in unserem Mandantenportal bereit. Dir bleibt somit das lästige Überwachen offener Rechnungen, das Abtippen von IBANs, Beträgen und Rechnungsnummern als auch die Verrechnung von Teilzahlungen erspart. Deine Aufgabe besteht demnach lediglich noch darin, die von uns generierten Vorschläge in unserem Mandantenportal zu prüfen und komfortabel durch die Eingabe einer TAN auszuführen. Durch die vorherige Verknüpfung mit deinem Online-Banking-Zugang ist dies ohne weiteres Zutun möglich.

Und selbst diesen einfachen Schritt können wir dir gerne abnehmen. Denn für viele unserer Mandanten übernehmen wir das komplette Zahlungswesen und somit die Ausführung von Lastschriften als auch Zahlungen für all die Rechnungen, welche vorher von dir oder deinen Mitarbeitern freigegeben wurden. Klingt das nicht verlockend und nach viel Einsparpotenzial bei dir?

Der Markt rund um Softwarelösungen und Tools wird täglich größer. All die neuen Möglichkeiten und Potenziale, welche einem durch deren Einsatz suggeriert werden, für dich und dein Business zu erkennen und vor allem auch umzusetzen, ist keine triviale Aufgabe. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile und ist meist nur für bestimmte Anwendungsfälle die perfekte Lösung. Dein Unternehmen jedoch mit Hilfe von unterschiedlichsten Tools in Form von Insellösungen zu steuern, sollte nicht der Anspruch sein. Denn erst durch eine Kombination und bidirektionale Kommunikation der unterschiedlichen Systeme in Echtzeit und demnach die Vermeidung von Insellösungen, können die Mehrwerte erst richtig entfaltet und Datenmüll als auch die mehrfache Eingabe von Daten verhindert werden.

Wir von der Soll & Haben stehen dir mit unserem pfiffigen Team rund um das Thema der Digitalisierung zur Seite. Durch unsere IT-Affinität, mit der wir uns in unserer Branche von Marktbegleitern abheben können, und der Fähigkeiten, Verbesserungspotenziale in deinem Unternehmen zu identifizieren und vor allem auch umsetzen zu können, bildet die Unternehmensberatung einen weiteren großen Bereich in unserem Dienstleistungsportfolio.

Wie hört es sich zum Beispiel für dich an, wenn wir durch gemeinsame Schnittstellenoptimierung beispielsweise dein Rechnungsausgangsbuch deines vorhandenen Programms so an unser Buchhaltungssystem anbinden könnten, dass der zusätzliche Austausch der betroffenen Belege und auch deren manuelle Kontierung bei uns entfallen würden? Oder wie hört es sich für dich an, wenn du von jedem Platz der Welt alle Eingangsrechnungen nur noch zentral über eine Weboberfläche empfangen, dort prüfen und bezahlen und auf Knopfdruck Auswertungen fürs Controlling auf Artikelebene generieren könntest?

All das ist möglich, wenn wir dein Unternehmen gemeinsam optimieren, unser Mandantenportal als zentrale Datendrehscheibe verwenden und dort alle Vorsysteme, welche du entweder schon heute im Einsatz hast oder auch erst durch unsere gemeinsame Potenzialanalyse einführen wirst, zusammenlaufen. Erst wenn alle Prozessschritte in deinem Unternehmen als auch bei uns, welche digital und automatisiert ablaufen können, nicht mehr durch manuelle Arbeit erledigt werden, sind wir zufrieden. Lasse es uns gemeinsam anpacken, die Systeme automatisiert interagieren und uns allen neuen Raum für sinnvolle Aufgaben geben. Das ist unser Anspruch.