Angstthema "Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung"

von Michael Meßmer am 02. Juli 2021

Foto von Lukas von Pexels

Herzlich Willkommen zu meinem zweiten Blogeintrag. Als erstes vielen Dank für die vielen positiven, aber auch konstruktiven Rückmeldungen hierzu. Es war wohl an der Zeit, dass ich das Thema Bloggen für mich entdecke. Daher hoffe ich, dass ich dir nicht schon mit der Überschrift dieses Blogs eine Gänsehaut verpasst habe.

Denn heute soll sich alles um das Thema Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (korrekt: Betriebsprüfung nach § 28p Viertes Buch Sozialgesetzbuch SGB IV) drehen. Vielfach schwirrt auch der Begriff Rentenversicherungsprüfung durch den Raum. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass die Deutsche Rentenversicherung stellvertretend die Prüfung durchführt. Die Erfahrungen, welche ich bei Soll & Haben und auch bei meinem vorherigen Betrieb als Betriebsleiter sammeln konnte, zeigen, dass dieses Thema bei vielen Mandanten, Geschäftsführern oder auch Inhabern zu einem Unwohlsein führt. Vielleicht liegt es einfach an dem Begriff „Prüfung“. Manch einer erinnert sich vielleicht noch an die Schule oder sein Studium und verbindet eine Prüfung immer mit Stress und eventuell auch mit durchwachsenen Ergebnissen.

Beginnen möchte ich mit der Frage, warum du eine Betriebsprüfung bekommst und in diesem Zuge auch gleich einen ebenfalls weit verbreitenden Mythos klarstellen. „Warum denn schon wieder?“ mag sich einer denken, wenn die schriftliche Ankündigung in den Briefkasten flattert.  Dabei ist die Antwort ganz einfach: Spätestens alle vier Jahre soll laut aktueller Gesetzgebung geprüft werden und somit fallen auch bekannte Mythen, wie der Verdacht, dass dich vielleicht ein ehemaliger Mitarbeiter aus Frust angeschwärzt hat oder die Rentenversicherung der Meinung ist, dass bei einem Betrieb besonders viel schief läuft, flach.

Nachdem du nun den Grund für deine Betriebsprüfung kennst, möchte ich dir gerne noch kurz und knapp erklären, was bei einer solchen Prüfung denn überhaupt geprüft wird. Einfach gesagt: Es wird quergeprüft, ob du als Arbeitgeber alle Beiträge (sei es als Beispiel Kranken- oder Rentenversicherung) korrekt berechnet, einbehalten und abgeführt hast. Auch die Prüfung der Meldung der fälligen Beiträge zur Künstlersozialkasse (KSK) sind regelmäßig Bestandteil der Prüfung. Nur am Rande bemerkt: Zur KSK gibt es bald einen eigenen Blogbeitrag, da dieses Thema den Rahmen hier sprengen würde.  Auch das Vorhandensein der Rentenverzichtserklärungen für Mini-Jobber ist immer Teil der Prüfung, da nur mit korrekt aufgefüllter und beidseitig unterzeichneter Verzichtserklärung eine Nichtabführung des Rentenversicherungsbeitrages des Arbeitnehmers zulässig ist. Nun weißt du auch, warum wir immer penibel hinter diesem Dokument her sind. Die Prüfung selbst findet seit Corona nahezu komplett digital statt. Davor war es üblich, dass der Prüfer entweder in deinem Betrieb selbst oder in unseren Räumlichkeiten prüft. Du musst dir das wie einen Abgleich von deinen Daten mit den Daten der Sozialversicherungsträger vorstellen. Wenn hierbei Unstimmigkeiten aufkommen, so werden in der Regel zunächst Rückfragen seitens der Prüfer gestellt und wir haben Zeit mit dir gemeinsam die zur Diskussion stehenden Punkte zu prüfen oder auch eventuell noch nicht vorgelegte Nachweise nachzureichen. Spätestens jedoch mit Zustellung des Prüfungsberichtes hast du immer noch die Möglichkeit des Einspruchs, wenn etwas zu Unrecht bemängelt wurde.

Meistens laufen die Prüfungen ergebnisneutral ab, da keine Beanstandungen festgestellt wurden. Aber selbst wenn etwas beanstandet wird, kann es auch positiv für dich sein. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn zu hohe Beiträge berechnet und abgeführt worden wären und du diese hierdurch zurückerstattet bekommen würdest. Ärgerlich wäre es im ersten Moment natürlich, wenn Nachzahlungen zustande kämen. Aber auch das solltest du sportlich sehen: Du hattest vielleicht bisher zu wenig Beiträge berechnet und abgeführt. Die Gründe hierfür können von vielerlei Herkunft sein. Folglich bist du verpflichtet diese Beiträge nachträglich abzuführen. Unterm Strich zahlst du aber nicht mehr als du regulär sowieso hättest zahlen müssen. Dies natürlich nur unter dem Aspekt, dass die zu geringe Berechnung weder mit Vorsatz noch zum wiederholten Male erfolgt ist.

Wie du sicherlich bemerkt hast, ist das Gefühl der Angst, wenn es um das Thema Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung geht, gar nicht notwendig. Du hast zum einen mit uns einen starken Partner an deiner Seite, der dich in allen Belangen unterstützt und zum anderen gibt es nichts, wovor du Angst haben müsstest. Vielleicht plagt dich dein schelchtes Gewissen ein wenig, weil du vielleicht mal vergessen haben könntest relevante Informationen oder Dokumente an uns zu übermitteln. Aber auch hierfür haben wir bisher in jeder Prüfung eine Lösung finden können.

Ob die Prüfung bei dir im Betrieb durch nette Gesten, wie ein süßes Stückcken am Morgen oder diverse Kalt- und Heißgetränke für den Prüfer besser ausfällt, mag ich bezweifeln. Aber wenn die Atmosphäre passt, dann geht auch eine Prüfung vielleicht ein wenig leichter von der Hand. Denke immer daran: Es ist zwar eine Prüfung, aber dennoch eine Form der Zusammenarbeit, da beide Seiten positiv wie auch negativ für dein Unternehmen beleuchtet werden.

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Alles Gute!

Hallo, schön, dass du da bist. Ich bringe dich in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand zu den wichtigen Kanzleithemen und zum Thema Lohnbuchhaltung. Ich freue mich, wenn du aus meinen Blogs wichtige Daten für deinen Alltag verwenden kannst.

Dein Michi

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